応募書類(履歴書・職務経歴書)の封筒はこれが正解!郵送・持参マナー

応募書類(履歴書・職務経歴書)の封筒はこれが正解!郵送・持参マナー

こんにちは、株式会社Youth Planet-編集部です。

今回は応募書類を入れる封筒についての質問を頂きました。

転職の面接に履歴書を持参します。

履歴書は、封筒に入れるのと、クリアファイルに入れていくのとどちらが一般的なのでしょうか?

どちらにしても履歴書は面接時に、出して広げて手渡しするつもりです。

こちらの相談者の方は応募書類を持参するよう指示を受けたとのことです。

その他にも

  • 封筒は無地であれば何でもいいんですか?
  • 面接に履歴書を持参するときは封筒は不要ですよね?
  • 応募書類を封筒に入れて持参する時は封筒には何も書かなくて大丈夫ですか?

特に応募書類を持参する場合のマナーについてお悩みの方が多く見られました。また、郵送の場合に関しても応募書類のような正式な書類の場合には押さえておくべきマナーがあります。

今回は意外と知らない人の多い、応募書類の提出のマナーをご紹介します。


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【郵送】封筒の送り方4つのポイント

転職活動を行う際、まず採用担当者の目に触れるのは応募書類を入れた封筒になります。あまりにマナーのない封筒を受け取るとあなたの社会人としての資質に疑いを持つ採用担当者も少なくありません。

第一印象でマイナスイメージを与えないよう、応募書類の内容同様、封筒の書き方、送り方のマナーを守るよう心がけましょう。

添え状を忘れずに!

ビジネスマナーの一環として書類を送る際には、必ず「添え状」を同封します。なくてもマイナス評価にはなりませんが、「添え状」があることで採用担当者にビジネスマナーを心得ているという印象を与えることが出来ます。

「添え状」の役割、書き方につきましては「転職書類(履歴書・職務経歴書)に添え状で好印象!テンプレート付」参考にご覧ください。

封筒の色・大きさ

封筒は市販されている白色のものを使用します。茶封筒は企業が事務用として社内使用することを目的としているため、応募書類などの正式な書類には白封筒を使用するのが適当です。

一般的に履歴書はB5、職務経歴書はA4サイズです。応募書類には折り目をつけないようにA4サイズ、もしくはA4サイズより少し大きめの角2サイズの封筒に入れましょう。応募書類を折ってしまったがために不採用になるというケースはほとんどありませんが、少しでも採用担当者の印象を下げないように書類は大きめの封筒に入れるようにしましょう。

クリアファイルに書類を入れる

応募書類が折れてしまったり、写真が剥がれてしまうのを防ぐためにも、応募書類は必ずクリアファイルに入れます。入れる順番としては上から「添え状」「履歴書」「職務経歴書」の順に入れ、封筒の表に応募書類の表が向くように入れましょう。

絶対に使ってはいけない!前職のロゴ入りの封筒

転職活動はあくまで私用な活動であり、会社のロゴ入り封筒を私用な活動に使用するのは「横領」と捉えられます。

ここまでお伝えしてきたポイントをすべて押さえていても、前職のロゴ入り封筒を使ってしまうと、応募先企業からの印象は下がってしまうので、前職のロゴ入り封筒を使うのは絶対に避けましょう。

郵送の際、封筒の書き方7つのポイント

履歴書封筒

封筒の書き方で押さえておくべきポイントは7つ。

  • ①住所
  • ②切手
  • ③宛先
  • ④注意書き
  • ⑤〆印
  • ⑥日付
  • ⑦署名

これらのポイントを押さえてボールペンできれいな字で書くようにしましょう。

①住所

都道府県から略さず書きます。建物名などある場合も略さず記入しましょう。郵便番号の欄がない封筒であれば、右上にそのまま郵便番号を書きましょう。

②切手

ビジネスシーンにそぐわないような漫画や記念切手は避けましょう。料金不足を防ぐため、郵送する際は郵便局で重さを量って切手を貼るのが良いです。

郵便局から郵送する際は一般的に「郵便証紙」が貼られる場合が、多いですが切手の場合は絵柄を確認した上で貼ってもらいましょう。また、料金が合っていても少額切手を大量に貼るのはマナー違反に当たりますので、応募書類の料金を確認し、同じ料金の切手を購入してください。

目安としては角2封筒に「添え状、履歴書、職務経歴書2枚、クリアファイル」で100g以内、140円となることが多いようです。

③宛先

封筒の真ん中、もしくはやや右に会社名を書きます。その際、株式会社を(株)というように略さず正式名称で記入します。次の行に宛名を部署名から書きます。企業や部署宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」と書きます。ただし、「御中」と「様」は併用しないようにしましょう。

(例)

部署宛: 株式会社○○  ✕✕部 御中

個人宛: 株式会社○○  (✕✕部) △△様

部署名・個人名がわからない場合: 株式会社○○ 採用ご担当者様

④注意書き

封筒の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き、定規を使って四角く囲いましょう。

⑤〆印

最後に応募書類の不備がないかを確認し、しっかりと糊づけをして封をします。綴じ目の上に「〆」印を書くのを忘れないようにしましょう。

⑥日付

自分の署名の上、もしくは封筒裏の右上に投函する日を書きます。「添え状」「履歴書」「職務履歴書」と同じ日付を記入してください。

⑦署名

封筒裏の左下に自分の郵便番号・住所・氏名を縦書きで書きます。この際も都道府県やマンション名等も略さず記入します。

応募書類を持参する際、押さえるべき3つのマナー

企業によっては応募書類の持参を指示する場合があります。郵送と同じように持参する場合にも守るべきマナーがあります。以下の3つのマナーを心得ておきましょう。

封筒には宛名・署名などを記載

郵送と違い住所の表記は必要ないですが、採用担当者の方が不在だった場合や、受付での提出となった場合に応募書類を紛失したり、間違った人の元に届くのを防ぐため宛名は明記する必要があります。

郵送と同じように封筒に応募書類を入れ、表には応募企業の宛名、「応募書類在中」の注意書き、裏には署名と持参する日付をしっかりと書くようにしましょう。

封筒に封をしない

書類を持参する場合は封筒に封はしません。応募書類持参する場合、採用担当者の方に直接手渡し、面接が始まることがありますので、すぐに応募書類を取り出せるようにしてきましょう。

また、手渡しする場合は、封筒からクリアファイルごと出し、応募書類をクリアファイルから出して上から「応募書類、クリアファイル、封筒」の順に重ね、両手を添えて渡すようにしましょう。

訪問前に電話をし、服装の身だしなみを整えて訪問する

前述のように、応募書類の持参を指示された場合、そのまま面接の予定を組まれている場合があります。前日までに一度電話をし採用担当者のスケジュールにあった時間に訪問できるようにしましょう。また、面接の予定がなくても、社会人のマナーとして身だしなみを整えて訪問するようにしましょう。

まとめ

今回は応募書類の提出の際の郵送、持参する場合別のマナーについてご紹介いたしました。いかがでしたでしょうか?

マナーにこだわる理由は、書類選考は履歴書と職務経歴書だけで合否が分かれるのでどれだけ採用担当者に好印象を与えるかが重要だからです。ですので、【転職 履歴書】書類選考はコツと印象!面接官が直伝する8ステップ  を参考にして好印象を与える履歴書を作成してください。