こんにちは、株式会社Youth Planet-編集部です。
転職希望者から頂いた質問をご紹介します。
転職活動をする際、履歴書と一緒に「添え状（そえじょう）」を書いた方がいいといわれました。添え状が、どういったものでどう書いたらいいのかもわからず。。。
Webで調べたら書かなくてもいいと出てきたのですが、添え状は本当に必要なものですか？
その他にも
- 添え状がないと合否に影響するのか？
- 具体的な内容は？
- 手書きでないといけないのか？
など添え状に関する様々な質問が寄せられています。あなたにとってあまり聞きなじみのない添え状とは？今回は添え状についての疑問にお答えしていきます。
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「添え状（そえじょう）」って何？
ビジネスの世界では書類を送付する際に必ず入れる、カバーレターと呼ばれるものです。
今回は添え状を送る際の、ビジネスマナーについてお伝えします。
添え状は必要ですか？
添え状は、企業側の視点では「挨拶」であるとともに「誰から」「誰あて」に「何の書類」が送られてきたのか、内容を一目で確認し、対応をスムーズにするためのものです。
履歴書などの応募書類を送る際にも、ビジネスマナーとして必ず入れるようにしましょう。
添え状は合否に関係するの？
添え状はビジネスマナーという観点で重要な書類です。ただし、添え状がなかったからといって合否に大きく影響はありません。
ですが、添え状を入れることにより、企業側には「この人は丁寧だし、ビジネスマナーを心得ているな」という好印象を与えることが出来ます。
このまま使える！「添え状」テンプレート
添え状は文字通り「添えるもの」であり、挨拶代わりのものになりますので、簡潔かつ、ビジネスマナーに準じたものである必要があります。下記に添え状を書く際の書き方、例文を挙げてみました。
添え状テンプレート8ポイント
以下に添え状テンプレートをご用意いたしました。
添え状には、以下の8ポイントを抑えると採用担当者に好印象を与えることができます。
- 日付
- 宛先
- 署名
- 件名
- 頭語・結語
- 前文の挨拶
- 文面
- 同封書類を記載
それぞれのポイントを一緒に確認していきましょう。
日付
右上にポストに投函する日を書きましょう。また、履歴書や職務経歴書と日付を合わせます。
西暦、和暦どちらでも構いませんが、西暦を好む方が多いようです。
宛先
左上に「応募企業名」と「採用担当部署名」、「採用担当者の名前」を書きます。（株）などと省略せずに正式名称を書きましょう。
また、企業や部署宛でしたら「御中」、担当者宛であれば「様」をつけましょう。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と書きます。
署名
あなたの「郵便番号」「住所」「メールアドレス」「名前」を書きます。日付の下、もしくは一番右下に書きます。
さらに連絡先については、すぐに連絡がつきやすい携帯電話の番号を書くのが良いでしょう。
件名
何の要件なのかを明らかにするものです。「応募書類送付の旨」「面談機会のお願い」など、要件がわかるように書きましょう。
頭語・結語
添え状には頭語・結語を使います。本文を始める前に「拝啓」、本文の後に「敬具」と入れれば問題ありません。
前文の挨拶
前文の挨拶もビジネスマナーとして必要になります。
「貴社におかれましては、ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」など、よく使われる表現です。
文面
件名の内容を伝えましょう。例文のように簡潔で構いません。また、添え状は合否に関係するものではないので自己PR等は不要です。
同封書類を記載
同封書類は「記」を書き、中央揃えにします。その下に＜同封書類＞のように表題を付けるのも良いかと思います。
箇条書きで同封書類の名称とと枚数を書きます。必ず正しい枚数を書くように気を付けましょう。
添え状に自己PRを書かない！その３つの理由
添え状には自己PRは絶対に書かないでください。その理由は以下の通りです。
添え状の同封はあくまでビジネスマナーの一環
添え状の役割はご挨拶と送付書類の内容説明、事務的な連絡があればそれを伝えることです。
履歴書や職務経歴書とは違うので、自己PRや志望動機は書かないのが一般的です。
添え状はすぐに破棄される
採用担当者の中には同封書類を確認後すぐに破棄してしまう方の方が多いようです。なので添え状の自己PRはその効果をあまり発揮しません。
しかし、添え状が採用担当者に与える印象は非常に大きいのです。また、面接マナーに不安をお持ちの方は「合否55%が決まる！面接官のプロが伝えるマナー25選」も参考にして下さいね。
過剰なPRだと逆効果
書類選考において重要なのは履歴書や職務経歴書です。その前に読まれるであろう添え状での自己PRは、採用担当者によっては厚かましいという印象を与えかねません。
また、履歴書と職務経歴書を確認してもらうのが目的である添え状での自己PRは、目的意識が低いと感じ取られてしまうかもしれません。
好印象の添え状とは？添え状のポイント３選
採用担当者に好印象を与える添え状とは？添え状の作成で抑えておきたい３つのポイントを解説していきましょう。
簡潔かつマナーの守られた文章を
何度もご説明した通り、添え状はあくまで応募書類に添えられ、書類の内容の確認のためのものです。簡潔かつビジネスマナーに則ったものにしましょう。
添え状は手書きよりもPCで作成
添え状はPCで作成したものが一般的になっています。添え状を手書きにし時間をかけすぎることは、ビジネスパーソンとしての仕事効率の低さを疑われることがあります。
応募書類手持ちの際は不要
添え状は、書類の郵送時に同封し書類内容の確認をするものです。面接時などに持参して手渡しする際には、送付状を入れる必要はありません。
まとめ
添え状についてまとめてみましたが、いかがだったでしょうか？
添え状というものは、あくまでビジネスマナーの一環です。ですので簡潔に、また、不要な自己PR等は逆効果ですので、記載しないようにしてください。
履歴書はマナーや写真、書き方によってあなたの第一印象を決めてしまう書類です。不安がある方は【転職 履歴書】書類選考はコツと印象！面接官が直伝する8ステップ を参考にして作成していきましょう！