未経験から事務職への転職を目指す女性必見|事務職の実態と転職方法

未経験から事務職への転職を目指す女性必見|事務職の実態と転職方法

こんにちは。株式会社Youth Planet -転職エージェント編集部です。

女性の転職先として人気が高いのが「事務職」であり、今では未経験から事務職への転職を目指す女性も多いです。

女性が未経験から事務職への転職を目指す理由として挙げられるのが以下のような理由です。

・1日中座っていられて楽
・雑務が中心だから私にも出来る
・人と関わることなくマイペースで出来そう
・事務職なら育児と両立できそう

黙々と一人で働きたい女性や、ワークライフバランスを重視する女性が事務職への転職を目指す傾向にあるようですね。

しかし、特に女性が未経験から事務職へ転職する場合、「事務職」という仕事をイメージだけで誤解しており、転職後に「こんなはずじゃなかった」と後悔する人も少なくありません。

女性が未経験から事務職へ転職する際にはまず、事務職の仕事内容や現状を正しく理解することが重要です。

未経験から事務職への転職を目指す女性が転職後に後悔しないために、「事務職の仕事内容や現状」の詳細に加え、「女性が未経験でも事務職への転職に成功する方法」を解説していきます。


<2021年11月の転職情報>

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4月は転職希望者が本格的に転職活動に動き出す時期ですので求人を先に確保することが必要です。
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※4月は転職エージェントも気合いを入れてサポートを行うタイミングですので、登録後は、転職エージェントに流れを任せておけば、転職活動を円滑に進められるでしょう。

また、転職サイトで求人を集めたい方は、国内最大級の求人数を保有している『リクナビNEXT』への登録を早めに行うことをオススメします。

女性の未経験からの転職で人気の高い「事務職」の仕事

女性の転職で未経験からの転職においても人気の高い職種の一つが「事務職」です。

事務職はバックオフィスで社内業務を幅広くサポートする役割を担っており、その業務は多岐に渡ります。

下記に挙げているものを総じて事務職と呼びます。

・データ入力
・コールセンター業務
・クレーム対応
・受付
・経理
・総務
・資料作成
・営業事務
・ヘルプデスク
・アシスタント
・秘書
・人事アシスタント など

その中でも「経理兼総務」など複数の業務をこなすことも珍しくなく、

「1日デスクで雑務をこなすだけで楽そう」

というイメージをお持ちの方にとっては事務職は意外と激務かもしれません。

事務職のやりがい

事務職というと、ルーティンワークが主でやりがいが感じられないように思われますが、顧客からの電話対応や、書類の作成、受注発注管理など作業項目は様々で、実はオールマイティーさを求められる仕事です。

事務職の仕事は、部署内の仕事が円滑に進むようなサポートを行うということであり、会社や部署の発展の支えになっています。

他部署の方から感謝の言葉をもらったり、仕事が円滑に進むことで達成感を得たりすることで、会社を支えているいうやりがいを強く実感できることが多い仕事です。

また事務職は、PCのスキルや電話対応から書類作成など、様々な仕事を担うことでより高度なスキルを身につけることができ、事務職からのキャリアパスも広がることも女性が事務職として働くメリットになります。

女性が未経験から転職する際に知っておきたい事務職の現状

女性の転職で人気の事務職ですが、未経験から事務職への転職を希望する女性は、まず、事務職の現状について知った上で事務職への転職を目指すのかを判断した方が良いでしょう。

事務職の求人は減少傾向にある

女性に人気の高い事務職ですが、事務職への転職希望者は常に多い反面、実は事務職の求人数は年々減少傾向にあります。

なぜかというと、事務職という職種を派遣やアウトソーシングで賄う企業が増えてきたためです。ですので、正社員としての事務職は年々減少傾向にあるのです。

また、事務職で行うようなルーティン作業は仕事の効率化に伴い、自動化されていくことが考えられ、事務職にもさらなる専門性が必要になってくるでしょう。

ただ、未経験で事務職への転職を希望している女性はこのような現状をしっかりと理解しておかないといけないでしょう。

「事務職=楽な仕事」とは限らない

事務職の転職希望の女性が「事務職は楽な仕事」と考えていたらそれは大きな間違いです。

近年の事務職の女性に企業が求めていることは、「指示内容を淡々とこなす事務職」よりも、常に改善案を考え提案できる事務職」や「周囲とのコミュニケーションを円滑にとり、チームを向上していける事務職」を求める傾向にあります。

また、「事務職であれば復職も簡単」というのは間違いで、女性で産休・育休を経てまた同じ業務やポジションで事務職で働くには、産休前の実績を積んで周りの信頼を得ることで実現できます。

以上のことを踏まえて、未経験から事務職の転職を考えている女性は「事務=楽」という考えは取り除いておくほうが良いでしょう。

「事務職=会社のコスト」であるということ

事務職はとても女性に人気な職種ですが、目に見える生産性もない職種のため、事務職があって会社が機能している部分もあるので重要な職種ではありますが、目立った生産性がないので「事務職=会社のコスト」とたらえられがちです。

例えば営業職であれば、会社の売り上げを担う部署なので、会社の中でも立場の強い部署ですが事務職はそうではありません。

事務職に転職したいと考えてる女性の方は上記のようなことを十分に理解しておきましょう。

女性が未経験で事務職に転職する際に必要なスキルや知識

女性が未経験から事務職に転職する際にはどのようなスキルや知識が必要なのでしょうか。

企業の規模や業界によって多少は異なりますが、女性が未経験で事務職に転職する際には、どの企業に転職するにしても、以下の5つのスキルや知識があると転職に有利になります。

事務職でもコミュニケーション能力は必須

事務職というと一日中PCと向き合うように思われがちですが、事務職で実は一番必要なスキルは「コミュニケーション能力」です。

事務職に仕事を依頼しに来る部署は様々で、他の部署とのコミュニケーション力が絶対的に必要ですし、社外の方との電話対応などもあります

前述したように事務職にはオールマイティーさがとても重要なので、人間関係においてもオールマイティーに関係を構築する必要があります。

パソコンスキル

事務職の女性に必須のスキルとして求められるのが「パソコンのスキル」です。

大量のデータをエクセルで管理したり、ワードで書類を作成したり、マクロを組んで作業を効率化するなどといったことができるレベルのスキルが求められます。

事務職は女性の転職に人気の職種であり、転職活動は激戦になることが予想されますので少しでも他の転職者と差をつけたいと考えている女性はPCのスキルを上げておくことで未経験でも事務職への転職に有利になるでしょう。

気配りとホスピタリティ

未経験から事務職へ転職を希望する女性には仕事のスキルだけでなく、気配りとホスピタリティ」も求められます。

事務職としての自らの仕事をこなすことはもちろん、周りの状況に気を配り、サポートを申し出るくらいの積極性が必要ですし、チームメンバーがそれぞれの専門分野に専念できる環境を作るために作業を率先して行うことも大切です

このように周囲の力になりサポートし続けるというホスピタリティの高さが重視されているので、事務職への転職の際の面接でもこういったことができるという印象を与えるようにしましょう。

臨機応変に対応できる能力

事務職は単調な作業をこなす仕事と思われがちですが、チームの状況に応じて、幅広い業務に対応できる「臨機応変な対応力」が重要視されます。

事務職には様々な作業が発生し、限られた時間での作業効率が重要になってきます。

仕事に優先順位をつけ作業を円滑に行うため、素早く判断し臨機応変に対応できる力が事務職には必要となるのです。

経理や法令に関する知識もあると転職に有利

事務職には様々な業務を兼務して行うことが多くあり、事務職と兼務されやすい業務に人事や経理、総務の仕事があります。

経理や法令に関する知識」がある方は事務職転職の際にとても有利になります

経理の業務には、日商簿記2級以上の知識は必要最低限と思っておきましょう。仕訳を理解していると未経験でも事務職への転職には有利になります。

また、近年は企業に対して個人情報や知的財産権と言ったコンプライアンスが厳しく求められており、法令順守の動きが強いため、事務職でも法令に関しても常にアンテナを張って情報をキャッチしておくことが重要です。

未経験から事務職に転職できる!企業が求める人物像とは?

では、女性が事務職に転職したする際人柄の面で企業に求められることとはなんでしょうか?

具体的に説明していきます。

幅広い業務にも前向きに取り組む姿勢

事務職の仕事はデータ入力から経理や総務の仕事など幅広い業務をこなす必要があります。

そこで、事務職の女性に求められるのは、経験がない業務にも対応しようとする前向きな姿勢、フットワークの軽さや柔軟性です。

女性が事務職の転職に挑む際は、前職でマルチタスクをこなした経験や前向きに取り組めることをアピールするとよいでしょう。

仕事を頼みやすい・他人のことを考えられる人物

事務職の業務の内容は多岐にわたりますが総じて言えるのは「社員のサポート役」であるということ。

事務職の仕事の多くは他の社員に指示や依頼を受けて発生しますが、その時に笑顔で対応してくれたり、「これをしておいたらあとの仕事もスームズだな」と他の社員のことを思いやって仕事ができる女性は事務職として歓迎されるでしょう。

この点に関しては、販売業や飲食業などの接客業での経験が事務職に転職する際には高い評価ポイントになります。

単純作業に耐えられる

前述した通り事務職の仕事は「社員のサポート役」であるため、あまり目立ちませんし評価ポイントも明確ではありません。

その上、仕事内容といえば毎日地味な作業の繰り返しです。

ですが、事務職は企業にはなくてはならない存在です。それを理解し地味なルーティン作業もコツコツと繰り返すことができる女性は事務職に向いていると言えるでしょう。

逆に細かい作業や単純な作業が苦手だったり、わかりやすい評価を求める人は事務職には向いていないでしょう。

【年代別】企業が事務職の女性に求めること

ここからは上記3つの企業が事務職の女性に求める資質に加え、年齢別に+@で企業が事務職に期待している点をみてみましょう。

20代の女性事務職

20代の女性に企業は特出したスキルや経験は求めていません。また、「自分でなんでもできます」という強気なアピールもかえって強調性にかけている印象に捉えられがちです。

20代の女性が事務職に転職するには新しいことを積極的に学びたいという素直さ、謙虚さや成長意欲の高さが求められます。

30代の女性事務職

30代となると社会に出て10年以上、もはや若手とはいえない年代です。

企業が事務職で30代女性を採用する場合、部署内の中堅層が空いていてそこに入ってバランスをとってくれる人材を求めているということが考えられます。

30代女性が事務職に転職する際には高いコミュニケーション力や協調性を求められていると考えて良いでしょう。

40代の女性事務職

40代女性を未経験から事務職に登用する場合、事務職以外の経験に期待を寄せられている可能性が高いです。

企業としては事務職に採用して、その後リーダーシップをとってマネジメント側にまわってくれる人物を求めていると考えられます。

女性が未経験から事務職への転職に成功するには

女性が未経験から事務職への転職に成功するにはどのようなことに気をつければよいのでしょうか?

女性が未経験から事務職への転職に成功するためのポイント3つを解説していきます。

事務職への志望動機を明確にする

よく女性が未経験で事務職へ転職する際の志望動機に「PCのスキルを活かしたい」「持っている資格を活かしたい」などと書く方がいますが、それでは不十分です。

あなたが前職、また現在勤めている職場で培った経験を交えて、志望する部署に合った志望動機を明確に示す必要があります。

以下に具体例を挙げていますので参考にしてみてください。

(例)営業職⇒事務職

御社が展開しているWebサービスをバックアップしたいという思いから、事務職を志望します。前職では法人営業を1年ほど経験しましたが、その時に培った相手とのコミュニケーション力や交渉・調整力は、事務職においてもきっと役立つと思っています。特に御社のような大きな組織体制で運営している企業においては、各部署との調整が重要になると思いますので、これまでの経験を存分に発揮することで御社の成長に貢献できたら幸いです。

(例)コールセンターサポート⇒事務職

前職ではコールセンターでお客様からのIT/システム分野の問い合わせ対応を5年ほど担当していました。お客様一人ひとりのニーズを素早く察知し、先回りしながらベストなアドバイスを心掛けていた経験は、多くの部署からの要望を受けとめて臨機応変かつ迅速に事務処理していく事務職においても、大いに活かせると思っています。元々御社のサービスを長年愛用しているので、事務業務を通じて御社のさらなる成長に貢献したいと強く願っています。

【例文引用】マイナビNEXT

企業研究を徹底し理解を深める

同じ事務職の仕事でも企業の文化や、方針によって働き方も異なります。

企業理念や歴史、どういった考えを大切にしているのかしっかりとリサーチし、企業研究は入念に行いましょう。そこから企業が事務職に求める人物像や働き方を察知することが出来るはずです。

企業研究、企業についての理解は書類選考・面接の際にも非常に重要です。転職活動の過程でもしっかりと時間を取って行うようにしましょう。

事務職への転職に有利な資格を取る

事務職での募集の際に、企業側も必須スキルは明記していないことが多いですが、事務職はとても人気の職業で応募も多数あるため、有益な資格は保有しておくことをお勧めします。

例えば、書類作成やデータ入力で使用するWordやExcelを使いこなせるというMOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)の資格があるとアピールポイントになります。

また事務職と他の業務を兼務できるために日商簿記3級以上や、海外事業を行う企業であればTOEICの600点以上のスコアや、秘書検定なども事務職への転職に有利な資格となるでしょう。

女性の未経験から事務職への転職で転職エージェントを利用するメリット

女性が未経験から事務職へ転職する際には転職エージェントを活用することをおすすめします。

先ほどもお伝えした通り、事務職は女性の転職で大変人気の職種であることに加え、事務職の正社員求人は年々減少傾向にあり、女性の未経験からの事務職への転職は厳しいものと予想されます。

女性が未経験から事務職への転職に成功するために重要なのは

  • 事務職への転職の志望動機の明確化
  • 企業や業界についての入念な情報収集

だとお伝えしましたが、そこで頼りになるのが転職のプロである転職エージェントです。

志望動機を明確化するのに第三者からの客観的な意見や視点は参考になりますし、転職エージェントが保有する企業や業界に関する情報の中には、ホームページや口コミには載っていない内部情報などもあり、転職先の選択では重要な判断材料になります。

また、転職エージェントに登録することで利用できる主なサービス内容は以下のです。

・あなたの転職に関する希望や条件に関するヒアリング
・これまでのキャリアやスキルの棚卸
あなたに合った求人の紹介
・応募書類の添削
・面接対策
・面接の日程調節
・内定後の条件交渉

転職エージェントに登録すると、まず、担当エージェントと面談を行うことになり、「あなたがなぜ事務職に転職したいのか」「転職先に求める条件」などを詳しくヒアリングをし、そこからあなたの希望や条件とこれまでに培ったスキルや経験に合った転職先候補を紹介してくれます。

求人の紹介だけでなく、それから内定・入社に至るまで、あなたの希望の転職成功のためのサポートを無料で行ってくれます。

一人では不安な転職活動も転職エージェントのサポートがあれば、心強いですし、自分では難しい条件交渉なども行ってくれるので、せっかく内定をもらい入社したのに「思っていた会社/仕事と違った」なんてミスマッチの可能性もほとんどないので安心です。

女性が未経験から事務職へ転職する際には、転職エージェントを利用することで厳しい転職市場でも転職の成功率を大幅に上げることが可能です。

事務職への転職で転職エージェントの利用が必須な理由と、転職エージェントのメリット、事務職におすすめの転職エージェントに関しては「事務職への転職に強い転職エージェント7選!女性にもオススメ!」に詳しく解説しています。

こちらも一読いただいて、まずは転職エージェントに相談するところから始めてみましょう。

女性も必見!事務職に転職したい方にオススメな転職エージェント7選と、利用するメリットを転職エージェントの目線からご紹介します。競争率が高く人気な職種ですから、事務職への転職では転職エージェントを利用して転職を成功させましょう。

まとめ

今回は女性が未経験でも事務職への転職に成功するために知っておくべき知識、事務職への転職に成功する方法について解説してみました。

女性の転職に人気の事務職ですが、未経験であってもあなたのどの経験やスキルが事務職に活かすことができるのか、事務職に就いてどんな働き方をし、会社に貢献できるのかを明確にすることで、転職活動を効率的に進めることができ、転職成功へ大きく近づきます。

また、女性の未経験から事務職への転職は事前の準備が重要ですので、今すぐ転職を考えていない方でも転職エージェントに登録しておくだけで、いざとゆう時に焦らず転職活動を始められます

このページを参考により多くの女性が未経験でも事務職への転職に成功することを祈っています。