こんにちは。株式会社Youth Planet -転職エージェント編集部です。
女性に人気の職種の一つである秘書。
- 優秀な女性の職種
- 綺麗な人が多い
- お給料も高そう
など、良いイメージが先行しがちですが、秘書の仕事の本質とは一体何なのでしょうか。
また、憧れの秘書へ異業種から転職を目指す女性も多いようですが、秘書への転職への難易度は？
今回は秘書という仕事の解説に加え、秘書への転職成功方法を解説していきます。
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秘書ってどんな仕事？
秘書の仕事は幅広く、勤める企業や秘書としてつく上司の職種にもよって細かい内容は異なりますが、共通して言えるのは上司の業務を補佐し、上司が本来の役割に専念できるようサポートをすることです。
一般的には以下のような仕事内容です。
スケジュール管理
上司が効率よく業務を進められるよう、社内外の会議等のスケジュール管理を行います。上司の出張の際には、宿泊先や交通機関の一切の手配も秘書の仕事です。
電話・メール対応
上司宛のメールや電話を選別し、内容に応じて処理します。その中で、上司に取り次ぎが必要かどうかの判断も秘書の仕事になります。
来客対応
訪問希望者のアポイントメントの受付や来客時のご案内も大事な仕事です。
また、外資企業で秘書を務める場合、来日した外国人の接待や観光地への案内なども秘書が行います。
情報管理・文書作成
会合や商談のための資料や上司の名前で出す社内文書、取引先へのお礼状などの様々な文章を作成するのも秘書の役割になります。
また、上司に役立ちそうな情報を収集し伝達することや、書類等のファイリングをし情報の管理も行います。
その他雑務
上司がスムーズに業務を進められるよう、オフィスや身の回りの環境を整えるのも秘書の重要な仕事です。
秘書職のメリット
秘書職にはそれにしかない仕事のやりがいや、経営陣等のそばで働くことによって様々なスキルを高いレベルで身につけることが出来ますし、秘書として培ったスキルや経験は将来様々な分野で活かすことができます。
秘書になって身につくスキル
幅広い業務をこなす秘書の仕事では様々なスキルを身につけることが出来ます。
- コミュニケーション能力
- ホスピタリティ
- 情報処理能力
- 語学力・異文化への知識
上記のスキルが代表的なものになりますが、秘書は経営陣や役員などのそばで仕事をすることになるので、より高いレベルでそのスキルを身につけることが出来ます。
秘書職の魅力
秘書として経営陣などについて仕事をする中で、日常ではなかなか会えないVIPクラスの人達から受ける刺激や、会社の機密事項に接する経験は秘書職の魅力であり、仕事のやりがいとなります。
秘書になった後のキャリアパス
多忙な経営陣や役員たちにとってその仕事をスムーズに行えるようにサポートしてくれる秘書は必要不可欠な存在です。秘書は一定の需要がある職業ですので、安定もしていますし、経験やスキルを積むと共に、大企業やよりよい環境の職場へ秘書としてキャリアアップしていくことも可能です。
また、秘書として身につけた高いコミュニケーション能力や情報処理能力はあなたのやる気次第で様々な職種に活かせます。
秘書職のデメリット
一方、秘書職は常に人と接し、サポートする役割であるので、他の職種にはない苦労もあります。
秘書職は意外と激務
秘書の仕事は大まかに言えば「上司のサポート」ですが、その範囲はとても広いです。
どんな雑務や面倒なことでも上司の仕事に関わることであれば、対応しなければなりません。
気苦労が多い
秘書は上司を始め、社内外の多くの人と関わる機会があるので、常に周りに気を遣う必要があり、ストレスが溜まりがちです。
また、企業の機密事項に接する機会も多いので、そうした情報を求めて近づいてくる人にも用心が必要です。
スケジュールが不規則になりがち
企業に勤める場合は勤務時間はある程度決まっていますが、基本的に秘書は上司のスケジュールに合わせて働くため、勤務時間は不規則になりがちです。
秘書は上司より早く出社し、上司が帰宅した後に帰宅することになります。標準の勤務時間はあっても定時出社・退社というのは難しいでしょう。
気になる秘書の平均年収
正社員とし企業に勤める場合未経験からだと年収は平均して３００万円前後からのスタートになります。
しかし、経験を積んでいき、社長クラスの秘書になると年収は上がりますし、外資系の企業秘書になると給与水準はさらに高くなり、年収８００万円を超えることもあります。
秘書になるにはどんな資格がやスキルが必要？
では秘書になるためにはどんなことを心がけ、またどんな資格を取得しておくと有利になるのでしょうか？
秘書に向いている人
秘書は上司をサポートする仕事であることから、細やかな気遣いができ、サポート役に徹する人が向いている職種です。
また、機密事項を口外しない口の堅さも必要です。
語学力を含め、様々な人と接することができるコミュニケーション能力の高い人も秘書には向いています。
秘書になるために有利な資格
秘書を目指す人は「秘書技能検定」や外資系企業の秘書を目指す人は特に「CBS(国際秘書検定）」を取得しておくと有利になります。
また、語学力を必要とされるのでTOEICなど、語学力を証明できる資格を取っておくのがよいでしょう。
秘書は情報管理も行うことから、情報処理能力をはかる一つの基準であるMOS（Microsoft Office製品の操作スキルを証明できる国際資格）を持っていると役に立つでしょう。
未経験から秘書になるための重要なポイント４つ
実は転職者の方が有利なのが秘書職採用。
その理由としては、秘書は高度なビジネスマナーが求められるので、この間まで学生で社会のことをまだ知らない新卒に任せるよりも、ある程度社会経験があり、社会のマナーや秘書業務などにも通じている方の方が、上司をサポートするのに適任であるからです。
しかし、逆に言えるのは、新卒入社よりも転職先として秘書を目指すライバルも多くなるということです。
未経験から秘書への転職を目指すのであれば闇雲に転職活動を進めるのではなく、絶対おさえておきたい重要な４つのポイントをおさえておいてください。
秘書への転職ルートを把握
秘書としての大事な資質の一つが社内業務や会社の文化に精通していることです。それを新入社員に求めるのは難しいので新卒で秘書職の枠を設けている企業は少ないです。
また、そういう意味では未経験の他社から転職者をいきなり秘書として迎え入れるのではなく、いったん事務職などから業務や会社に慣れてから転科する場合もあるので、最初から秘書だけにこだわらず、秘書になる前に他の職種で業務を学ぶことも視野に入れて転職活動をおこないましょう。
「資格や検定の取得＝秘書になれる」ではない
未経験から秘書への転職で有利になる資格で「秘書技能検定」や「CBS(国際秘書検定）」をあげましたが、これを持っていると秘書になれるではありません。
これらの資格は秘書になるために必須ではありませんが、秘書としての最低限の知識やビジネスマナーを心得ているというアピールにはなるでしょう。
重要なのは実務においていかに上司をサポートできるかという点ですので、資格がなくても秘書としての適性があれば採用される可能性は高いです。
転職サイトで情報収集
秘書職の求人は企業の役員秘書や、医局や弁護士事務所などの専門職の秘書まで幅広く求人が発生しています。
まずは転職サイトでは国内最大手のリクナビNEXTで早めの情報収集を行いましょう。
なるべく早くの転職を！
秘書の求人に関しては秘書業務経験者を対象とする企業も多く、未経験者の募集はそう多くありません。
未経験でも20代半ば〜後半くらいまでの年齢であれば受け入れている企業も多いので、秘書を目指すのであれば、出来るだけ早めに転職活動を始めましょう。
転職のプロの力を借りて秘書への転職成功率がさらにUP！
- 転職サイトで秘書の求人を検索
- 早期の転職活動の開始
これは秘書への転職成功を目指すのであれば絶対条件です。
理由としては、まずどんな求人があるのかを知らずして対策は転職成功に向けての対策は不可能であるということと、秘書の仕事は多岐に渡るため企業側としても、なるべく若いうちに採用し、仕事を習得してほしいからです。
その上でさらに秘書への転職成功を確実のものに近づけるためには、加えて転職エージェントの活用をおすすめします。
転職エージェントのメリット①：非公開求人の紹介
企業が求人を出す際には、２種類の求人を使います。
- 公開求人・・・転職サイトや自社ホームページ掲載の求人情報
（求人全体の１０～２０％程。） - 非公開求人・・・転職エージェントのみが保有する求人情報
（求人全体の８０～９０％程。より良い条件の求人情報が多い）
転職エージェントに登録しておけば、転職サイトなどで検索しても出てこない、より良い条件の求人情報をいち早く手に入れることが出来ます。
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転職エージェントのメリット②：即戦力としてのPR方法を伝授
新卒と違い、転職は即戦力として活躍できるかを企業はチェックします。
秘書は特に即戦力としてビジネスマナーやコミュニケーション能力能力等高い水準で求められます。
転職エージェントはあなたの秘書として活かせる能力を有効的にアピールする方法を伝授してくれます。
転職エージェントのメリット③：転職成功まで徹底サポート
転職エージェントは多くの転職希望者を転職成功に導いたノウハウを持って通過率を上げる応募書類の準備から面接対策までしっかり指導してくれます。
また、自分ではなかなか面倒な面接日程の調整や、内定後の雇用条件の交渉まであなたの代わりに行ってくれるので安心です。
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秘書への転職におすすめの転職エージェント3選
では、実際にどこの転職エージェントを使えばいいのか？
以下におすすめの転職エージェント3社をご紹介します。
（登録自体は3分程度、完全無料で費用等は一切かかりません。）
| 登録 必須度 | 特徴 | |
| リクルート エージェント | 全ての方に 必須 | 業界最大手の求人数と 大手企業への転職実績多数 |
| doda | 全ての方に 必須 | 顧客満足度No1の丁寧な対応 ノウハウが好評 |
| パソナ キャリア | 初めての転職に必須 | 土日も相談可能！ 非公開求人にも期待が寄せられる。 |
どの転職エージェントも一度は名前を聞いたことがあるのではないのでしょうか。
それでは、各転職エージェントの特徴を具体的にご紹介します。
リクルートエージェント | 案件総数・内定決定率No.1
「リクルートエージェント」は案件総数・内定決定率ともにNo.1の国内最大手の総合転職エージェントです。
転職希望者の約８０％以上が利用したことがあるというのがこのリクルートエージェント。
転職支援実績No.1というのがうなずける、下記の4つの大きなメリットがあります。
- ３０万人以上の転職成功実績から得たノウハウの蓄積
- 信頼による非公開求人10万件以上の保有
- ９９％が満足と答えた「面接力向上セミナー」
- ２０時以降、土日祝日、思い立ったらいつでも相談できる
これらのサポートは全てを完全無料で受けることが可能です。求人・企業情報の充実度、サポートの質、ノウハウの豊富さなどを総合すると、リクルートエージェントを活用することが最も賢明な判断です。
doda | 求人保有数業界No2.丁寧な対応とノウハウが好評
パーソルキャリア（旧：インテリジェンス）が運営する「doda」は、顧客満足度NO.1の転職エージェントです。
また、職務経歴書や面接の対策サポートが素晴らしいという評判です。在職中の転職活動であなた一人では不安なことも全力でサポートしてくれます！
- 年間約２万人の転職成功達成の実績
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- 20万件以上（※2023年3月時点、非公開求人を含む）の求人を保有
特徴は、担当者の対応が平均的に良く、当たり外れが少ない転職エージェントだと言われています。
パソナキャリア | 初めての転職には必須
「パソナキャリア」も平日・土曜日は夜間まで面談可能で何かと融通が利くことと、手厚いサポートで有名です。
「パソナキャリア」情報収集に長けた転職エージェントとして有名で、スキルや経験だけではなく志向性や社風との親和性も含めてマッチした転職先を提案してくれます。
転職エージェントを使って転職成功のコツとは？
転職エージェントに登録しておけば、あなたが１人では難しい情報収集や、転職活動の準備をサポートしてくれるとお伝えしましたが、それだけでは転職成功を目指すには不十分です。
転職エージェントには相性がある
転職エージェントによってはあなたの希望職種に関しては不得手であったり、人としてあなたと合わない場合もあります。
転職エージェントとの相性は転職成功を目指すうえでとても重要です。
上記の転職エージェントから複数のエージェントに登録し、よりよい求人情報の取得と同時に、あなたにあったエージェントを選択するようにしましょう。
待っているだけではダメ！自発的な転職活動を心がける
転職エージェントに任せたきりであなたはエージェントからの連絡を待つだけ。。
それでは転職成功は遠のいてしまいます。
エージェントによっては、あなたから自発的な行動や連絡がないと、やる気がないと見なされ、疎遠になってしまうこともあります。
転職エージェントとは密にコンタクトを取り、今どんな求人が出ているのか、今あなたがするべきことは何なのか、常にアンテナを張っておきましょう。
秘書への転職はスピード勝負！今すぐ転職活動を始めましょう！
秘書という仕事は特に女性の間では人気の職種の一つですし、特に異業種からの転職の場合、年齢のタイムリミットが設けられているのが実態です。
転職活動の明暗を分けるのは、いかに早期に転職活動の準備ができるかどうかです。
まずは３分！かかる費用は無料！
今すぐの転職を考えていなくても、転職エージェントに登録し、転職市場の動向を知っておくだけでも、いざ転職となった時にスムーズに転職活動を始めることができます。
まずは、転職エージェントに登録だけでもしておきましょう。
（登録自体は3分程度、完全無料で費用等は一切かかりません。）
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