面接キャンセル（メール・電話）したい時の理由はどうする？

こんにちは堀田です。

昨日、転職の面接開始３０分前にキャンセルが出たので、面接のキャンセルと礼儀についてお話しします。新卒の方も参考になると思うので、是非ご一読ください。

そもそも面接のキャンセルが選考に影響あるのかどうかに関してですが、

結論は、選考に悪い影響があります。

当たり前のことですが、面接官の方は、あなたのために１時間時間を空けて待っています。

ましてや面接というのは利害関係者はあなただけではありません。あなたの面接のキャンセルが面接官、あなたの面接のために面接予約できなかった他の求職者、転職エージェント、など色んな人に迷惑をかけているのです。

あなたは転職の面接をキャンセルする前に本当にキャンセルすべきなのかをもう一度考えてみてください。レストランや美容室の予約とは訳が違います（もちろんレストランや美容室の予約もキャンセルするのは良くないことです）。面接においては、あなたはお金を払う客ではないのです。

＜2024年2月の転職情報＞

※ 企業は今期中に採用予算を消化させようとしてくるため、内定率も上がるため、転職を悩んでいる方にもオススメのタイミングです。
2月は転職希望者が本格的に転職活動に動き出す時期ですので求人を先に確保することが必要です。
以下のステップで転職のライバルに差をつけることを強くオススメします。

複数の転職エージェント（『doda』『リクルートエージェント』など）に登録する
それぞれのエージェントから連絡が来たら、面談または電話で簡単に状況を伝えアドバイスをもらう
一番相性の良さそうな担当者だったところで、本格的にサポートを受ける
※2月は転職エージェントも気合いを入れてサポートを行うタイミングですので、登録後は、転職エージェントに流れを任せておけば、転職活動を円滑に進められるでしょう。

また、転職サイトで求人を集めたい方は、国内最大級の求人数を保有している『リクナビNEXT』への登録を早めに行うことをオススメします。

そもそも面接をキャンセルする人ってどれくらいいるのか？

そもそも転職の面接を辞退したことある人はどれくらいいるのでしょうか？

マイナビ転職調べ

約半数の転職者が１社以上転職の面接をキャンセルしたことがあるという調査結果がありました。

選考・面接をキャンセルした理由は？

転職の面接をキャンセルした理由の多くは以下の通りです。

他社から連絡が来てそちらを優先したかった
webや口コミサイトをみて希望に合わないかもと思った
現職でのトラブルで急用ができた
面接の日程に不都合があった

転職面接のキャンセルに使いがちな理由

実際に私が遭遇した求職者様のキャンセルの理由でよくないパターンは以下です。

面接に行けなくはないけど、仕事が忙しいのでキャンセルしたい
「母が倒れた」とメールで連絡
体は大丈夫だが、会社の自転車が車に轢かれた

こういう人たちは、理由もそうですが、全員が面接開始直前に上記のような理由で辞退をしてきます。面接開始直前にこの理由を伝えてくる時点で嘘だと分かりますよね。直前辞退の方は苦し紛れに訳のわからない理由を伝えてくる方がほとんどですので、直前辞退する方はもう少し理由を考えましょう。

転職面接のキャンセル理由、何て伝えるのがベター？

ではどういう理由であれば、人事が納得してくれることが多いのか。やはり現職の仕事の都合でキャンセルが一番良いかと思います。上記の悪い例のようにグダグダな感じで伝えるのではなく、しっかりと詳細をお伝えした方が信憑性が出るので人事の心象は良いです。

面接に向かおうと会社を出るところで上司に捕まってしまって、一緒に外回りをしないと行けなくなった。
３０分前に、お客様のところで〇〇のようなトラブルが起きてしまい、すぐにお客様のところに向かわないと行けない。

上記のように面接の直前キャンセルの理由は出来るだけ詳細に伝えるようにしましょう。

転職の面接をキャンセルするときのマナー

止むを得ず転職の面接をキャンセルする際は最低限以下のマナーに気をつけましょう。

いつまでに面接をキャンセルすべき？

転職の面接のキャンセルは極力やらない方がベターですが、それでも皆さんお仕事の都合もありますし、どうしてもキャンセルしないと行けない時はあると思います。そんな時はいつまでにキャンセルすれば良いのでしょうか。

１週間以上前
２-３日前
前日
当日朝
面接開始直前

よくあるのが上記の５パターンぐらいでしょうか。企業にもよりますが多くの人事を見てきて、人事もリスケは慣れている部分もあるので、前日ぐらいのキャンセルまでは意外と人事の方も怒ることもなくすんなりとリスケしてくれることがほとんどです。

やはりトラブルになったり、人事の心象を悪くしたりするのは当日のキャンセルですね。色々な理由があるとは思うのですが、キャンセルする必要が出てきたら、タイミングとしては出来る限り早くお伝えすることがベストです。

無断キャンセルは論外！

企業側や転職エージェントに何も言わずに面接をキャンセルするなんてことは論外です。

相手がいる案件で条件が変わる場合なるべく早く先方に連絡をするのはビジネスマナーの基本です。

自分のために動いてくれている人がいる中で、自分の都合で断りを入れないといけないのは心苦しい気持ちはわかりますが、あなたのために時間を割いてくれた方に誠意をもってご連絡するのは、わだかまりなく次に進むための重要なステップです。

キャンセルの連絡はメールですべき？電話ですべき？

企業側からキャンセルの連絡方法が指定されている場合はその通りに行ってください。

面接開始直前の辞退などであれば緊急連絡先などが記載してあると思うので、そちらに電話してキャンセルするのがベターです。

なにも記載していない場合のキャンセルは、まずはメールではなく電話でキャンセルしてください。やはり直接声を聞いてキャンセルの連絡を受けた方が安心感があります。しかし、電話にこだわり過ぎるのが良くない時もあります。以下のような例です。

例）面接前日の18:00過ぎに、翌日の社内の緊急会議が入って面接に行けなくなった。すぐに面接企業に電話連絡したが、18:00以降は営業終了のアナウンスが流れ、電話が繋がらなかった。

上記のような場合は、翌日に電話をすると当日キャンセルになってしまいます。面接に行けないことが分かった前日の時点でまずはメールを一本入れておくのが良いかと思います。たかがキャンセル一つですが、今後一緒に働くメンバーになるかもしれないので、キャンセルの理由やタイミングなどに気を使ってキャンセルしていただくことを心がけると良いかと思います。

転職の面接をキャンセルするときのテンプレート

転職面接の断りを入れる際の基本的な例文をご紹介します。

メール

件名：面接辞退のご連絡／〜〜〜〜〜〜（本名）

□□株式会社　△△様

いつもお世話になっております。
X月X日に予定しておりました面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
理由は、以前より応募しておりました他社様から内定をいただきまして、そちらに転職することになったためです。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来直接おわびすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねておわび申し上げます。

〜〜〜〜〜〜（本名）

本名
面接の日時
面接のキャンセルの理由
謝罪の意

この４点を必ず押さえることと、本文中転職エージェント宛てであれば宛名の変更と、理由は適したものに変更してください。

電話

あなた：いつもお世話になっております。××と申します。〇〇様（担当者名）はいらっしゃいますか？
担当者：こちらこそお世話になっております。〇〇です。
あなた：すみません。◯月△日のA会社の面接を辞退させていただきたいのですが・・・
担当者：かしこまりました。面接辞退の理由は何ですか？
あなた：業務や職務の内容を詳しく伺うなかで、当初抱いていたイメージとの違いが大きいことが分かり、自分の能力をあらためて考え、貢献していくことが難しいと感じました。貴重なお時間をいただきましたのに、誠に申し訳ございません。
担当者：そうですか。承知いたしました。
あなた：面接のスケジュールをきめていただいたのご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。

電話の場合でもポイントは一緒です。